Dapprima è necessario "immergersi" nella struttura dell'azienda per individuare i fattori produttivi e le interrelazioni che caratterizzano il processo di produzione dei beni o dei servizi.
Tale attività deve essere svolta in loco e la sua durata dipende dalle dimensioni e dalla complessità dell'organizzazione aziendale. Può essere sufficiente un giorno per le aziende di minime dimensioni, o richiedere una settimana per le aziende strutturate di medie dimensioni.
E' necessaria la collaborazione del responsabile amministrativo e di un responsabile del processo tecnico produttivo.
I dati raccolti vengono successivamente elaborati per sviluppare un modello economico dell'azienda. In questa fase si individuano i dati industriali già disponibili e quelli che eventulmente, pur risultando essenziali, non sono ancora oggetto di rilevazione. Nel corso dell'elaborazione sono in genere sufficienti contatti per telefono o email.
Una prima versione del modello viene applicata all'ultimo consuntivo disponibile, pur con tutte le cautele dovute al fatto di usare a posteriori dati elaborati per altri finalità e di dover ricorrere a stime laddove i dati non siano disponibili.
Tale prima elaborazione viene presentata all'azienda per la verifica dei presupposti applicati, la condivisione della struttura adottata e l'affinamento dello strumento.
Termina così la prima fase.
Si passa quindi ad implementare o a perfezionare gli strumenti di raccolta dei dati industriali. Questa fase è molto delicata in quanto richiede, in genere, un impegno aggiuntivo (o almeno un comportamento diverso) da parte del personale addetto alla produzione, il quale potrebbe non condividere lo stesso entusiasmo verso il controllo di gestione che nel frattempo ci si augura sia esploso negli uffici amministrativi dell'azienda.
Si aggiunga che la necessità di ottenere maggiori informazioni sui dati di produzione (resa, scarti, produttività, orari, etc.) potrebbe essere vissuto dal personale coinvolto come un atto sospettosa ingerenza della direzione in "sala macchine".
E' pertanto molto importate gestire questa fase con molta accuratezza perchè è qui che si rischia il fallimento del progetto, come in effetti si vede spesso accadere dove il consulente pretenda di calare dall'alto un modello precostituito.
E' necessario individuare gli interventi minimi necessari per non richiedere agli addetti un lavoro aggiuntivo solo in nome di un'astratta utilità. E' opportuno utilizzare al massimo l'esistente, magari, ove necessario, informatizzando i processi, al fine di introdurre un elemento positivo (facilitare e razionalizzare il lavoro amministrativo) in luogo di uno negativo (altre scartoffie, con tutto quello che abbiamo già da fare ...).
In alcuni casi è stato scelto di sviluppare, in collaborazione con una software-house, appositi strumenti di gestione dei dati industriali.
Deve essere ricercato il massimo risultato ottenibile con il minimo intervento, attraverso l'individuazione dei fattori chiave del processo produttivo.
Nel frattempo si elaborano i consuntivi periodici in base al modello sviluppato: al termine si ottiene un modello economico affinato in collaborazione e d'intesa con i responsabili aziendali e strumenti di rilevazione sufficienti ad alimentarlo con dati attendibili e significativi.
In questa seconda fase il lavoro a distanza è prevalente, anche se nella fase di avviamento delle nuove procedure di rilevazione dei dati può essere opportuna la presenza del consulente.
Si compie così la seconda fase.
